Een set handleidingen onder tijdsdruk: de zaak van het dreigende boetebeding

Een gespecialiseerd bedrijf had voor een externe klant alle hardware en software gebouwd waarmee die klant in de woestijn een gasveld kon gaan exploiteren. Alles was klaar, behalve de contractueel overeengekomen documentatie. De productie daarvan was moeilijker gebleken dan verwacht, en opeens was de opleveringsdatum wel heel dichtbij. Het contract bevatte een stevige boeteclausule.

Wat we deden

Wat nodig was, was duidelijk: dat stond in het contract. De uitdaging zat 'm in de tijdsdruk. Net op tijd (en niet veel eerder) was het systeem klaar om voor oplevering, compleet met de documentatie.

Hoe we het deden

We kwamen praten en bleven na het eerste overleg meteen maar doorwerken, om geen tijd te verliezen. Dezelfde dag nog werd een documentatieteam samengesteld bestaande uit een tester, een hardware engineer, een softwareontwikkelaar, en de consultant van Byte Ryte die de rol van teamleider op zich nam. De volgende dag stelden we vast wat wel en wat niet binnen de doelstellingen van het project viel en werden de verschillende taken toegewezen. Die middag al werden de eerste stukken tekst geproduceerd.

Ondanks de tijdsdruk werd veel en vaak overlegd om alles werkelijk duidelijk te krijgen, zodat we niet later in de problemen zouden komen. Tegelijk werden communicatielijnen geopend door de hele organisatie heen. Na een aantal dagen waarin iedereen een geweldige inspanning leverde, lang na de gebruikelijke kantooruren, lukte het ons om binnen de deadline op te leveren.