Van Excel naar opgemaakte PDF: de zaak van de auto-analisten

Een groep analisten van de auto-industrie verstuurde elke maand een aantal rapportages, met een vaste indeling. Om deze te maken waren ze soms dagen bezig. Eerst moesten er PDF's worden gemaakt vanuit Excel, dan moesten daar op de een of andere manier standaardteksten worden ingevoegd, en als alles er dan een beetje goed uit zag moesten ook nog knoppen en hyperlinks en zo met de hand worden aangebracht. Het hele proces was zo veel werk dat ze op het punt stonden het maar op te geven.

Wat we deden

Een routine werd geschreven die alle foutgevoelige en onplezierige handmatige bewerkingen in één klap overbodig maakte. Nog steeds komt de informatie uit Excel en wordt hij in PDF gepresenteerd. Dat kost nu een paar seconden, met de beroemde druk op de knop: standaardteksten, hyperlinks en knoppen worden automatisch toegevoegd.

Hoe we het deden

In een gesprek van een paar uur werd tot in detail duidelijk wat precies de bedoeling was. Toen we dat eenmaal wisten konden we aan de slag om het proces te automatiseren. Gerichte instructie bij de oplevering zorgde ervoor dat de klant zelf kleine wijzigingen in die routine kan aanbrengen, zonder ons in te schakelen.