Word-formulieren om een boek te maken: de zaak van de typende juristen

Een uitgeverij, een juristenkantoor en een internationale organisatie wilden samen een bundeling uitgeven van gerechtelijke uitspraken. De uitgeverij had daarvoor een formulier gemaakt waarin de juristen de gegevens zouden invoeren. Je kon daar echter alles in stoppen wat je maar wilde, zonder enige controle. Een ander probleem was dat er geen manier was om de ingevoerde gegevens er uiteindelijk weer uit te halen voor publicatie. Op het moment dat wij werden gebeld was het project vastgelopen.

Wat we deden

Om te beginnen gaven we de juristen een aantal Wordformulieren die meteen een controle uitvoerden op de invoer, zodat in ieder geval alles logisch uit elkaar volgde. Het hele proces van gegevens verzamelen en invoeren was echter moeilijk en zo nu en dan werden er toch nog fouten gemaakt. Dan belde iemand, of stuurde een mailtje, en dan zorgden wij er meteen voor dat alles weer in orde kwam.

Toen alle gegevens eenmaal netjes waren ingevoerd, namen wij de documenten in beheer. Geholpen door een serie zelfgeschreven routines trokken we de inhoud van de verschillende velden uit de formulieren en in lopende tekst. Ook analyseerden we de gegevens en markeerden inconsistenties. Na een laatste controle en correctie door de juristen zorgden we ten slotte voor uitvoer naar een Wordbestand, klaar voor de drukker.

Hoe we het deden

Opmaak en indeling van de formulieren moesten worden vastgesteld en dat gaat het beste als je iets hebt om mee te spelen, om te kijken hoe het werkt. We gingen stap voor stap te werk en zijn meerdere malen bij elkaar gekomen om te bepalen hoe het uiteindelijke resultaat eruit moest zien. Uit een proefpublicatie bleek bijvoorbeeld dat een bepaald overzicht heel veel pagina's in beslag zou nemen. Het hele overzicht werd toen uit de plannen geschrapt. Pas toen iederen tevreden was, maakten we de definitieve versie voor de drukker.